Jak mają działać e-faktury?

E-faktury są elektroniczną formą faktur i można je wystawiać za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Mechanizm ten obowiązuje od 1 października 2021 na skutek zmian w ustawie o podatku VAT. Faktury ustrukturyzowane stały się dopuszczalną formą rejestrowania sprzedaży, a docelowo mają być obowiązkowe i zastąpić formę papierową.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny administrowany przez Krajową Administrację Skarbową. Stanowi pewnego rodzaju centralną bazę e-faktur. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, niemniej jednak będzie to system obowiązkowy dla wszystkich podmiotów, które wystawiają faktury. Nie ma ograniczeń pod względem wielkości i branży firmy czy też wysokości obrotu.

Przeczytaj również: Na jakie ulgi podatkowe mogą liczyć początkujący przedsiębiorcy?

W KSeF można wystawić fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML, której poprawność jest każdorazowo weryfikowana. Faktura otrzymuje unikalny numer, a wystawca dostaje urzędowe poświadczenie odbioru, czyli UPO. Datą wystawienie faktury jest zawsze data wprowadzenia jej do centralnej bazy a datą otrzymania dzień przydzielenie numeru identyfikacyjnego. Odbiorca otrzymuje dostęp do faktury z poziomu KSeF po uwierzytelnieniu lub w sposób anonimowy po podaniu określonych danych dokumentu.

Przeczytaj również: Czy płatnikiem VAT można zostać dobrowolnie?

Co ważne, wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF wymaga akceptacji odbiorcy, aczkolwiek przepisy nie definiują, w jaki sposób miałoby wyglądać wyrażenie zgody. Jeśli odbiorca zgody nie udzieli, to wystawca faktur nadal może korzystać z KSeF, jednak zobowiązany jest do dostarczania dokumentu w sposób papierowy lub elektroniczny.

Przeczytaj również: O co warto zapytać rozpoczynając współpracę z biurem rachunkowym?

Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF

Biura księgowe są zobligowane do stosowania centralnej bazy począwszy od 2022 roku. Co więcej, księgowi będą mogli korzystać z dotychczasowych systemów, które zostaną zintegrowane z KSeF, gdzie będzie można pobierać wystawiane przez klientów faktury. W wielu przypadkach to właśnie biura rachunkowe będą zobowiązane do wystawiania faktur za klientów. Biuro Rachunkowe BUR z Zielonki zajmuje się prowadzeniem księgowości dużych i małych firm, a więc będzie mogło wystawiać faktury na zasadzie pełnomocnictwa, jako podmiot wskazany przed podatnika.

Usługi księgowe w Wołominie opierają się na własnym systemie teleinformatycznym, a dzięki integracji z KSeF działalność biura stanie się dużo prostsza – księgowi zyskają szybszy wgląd do faktur wystawianych przez klienta. Co więcej, ujednolicona forma dokumentu przyspieszy pracę i wyeliminuje konieczność dodatkowego obrabiania dokumentów. Wprowadzenie e-faktur oznacza pewne wyzwania dla biur rachunkowych, niemniej jednak w dłuższej perspektywie przyniesie szereg korzyści.